Deretan artikel yang dimulai dengan judul Senyum CU, merupakan saduran dari buku “Sambil Tersenyum Memahami Credit Union” karangan P. Florus (1999).

Apa yang perlu dipersiapkan sebelum melaksanakan rapat? Banyak. Misalnya: Tentukan topik atau masalah pokok yang akan dibahas, apa tujuan utama pembahasannya, siapa saja yang perlu diundang, kapan waktu yang cocok, berapa lama waktu diperlukan, dan sebagainya.

Masalah yang akan dibahas sebaiknya dirumuskan dengan fakta-fakta yang jelas. Contoh: 20% anggota C.U. Tidak aktif menabung. Lalu dirumuskan pertanyaan-pertanyaan yang mengarah ke tujuan pembahasan masalah itu. Misalnya: Mengapa 20% anggota itu tidak aktif menabung? Bagaimana cara mengaktifkan mereka? Dengan demikian, pembicaraan yang ngawur dan ngelantur sana-sini dapat dihindari atau dikurangi.

Pilihlah paling banyak tiga masalah utama. Sebaiknya yang saling berhubungan. Rapat yang membahas terlalu banyak masalah tidak akan efektif. Atau Cuma akan menghasilkan keputusan yang ngawur.

Ketika rapat dilaksanakan, hindari gangguan-gangguan seperti panggilan telepon, tamu, dan sebagainya.

Pemimpin rapat mengemukakan masalah dan mengajak peserta untuk mencari cara penyelesainnya.

Rapat tidak boleh berlangsung lebih dari 90 menit, karena itulah batas waktu konsentrasi kita pada umumnya. Rapat yang lebih dari 90 menit tidak efektif. Pemborosan. Dan rapat yang terlalu sering menunjukkan bahwa organisasi tidak berjalan baik.

Peserta rapat sebaiknya tidak lebih dari 20 orang. Jika peserta lebih banyak, maka forum itu hanya cocok untuk menyampaikan informasi. Bukan untuk berdiskusi mencari penyelesaian masalah.

Seorang Ketua Dewan Pimpinan C.U. Adalah penanggungjawab rapat pengurus. Tetapi ia tidak harus memimpin setiap rapat. Sebaiknya ia mendelegasikan tugas memimpin rapat kepada anggota Pengurus sesuai bidang tugas atau jabatannya. Misalnya, bila membahas masalah pelatihan anggota, maka rapat dapat dipimpin oleh Wakil Ketua Dewan Pimpinan. Bila membahas masalah keuangan, rapat dipimpin oleh Bendahara. Dan seterusnya. Tidak sulit, bukan?

Judul Buku: Sambil Tersenyum Memahami Credit Union, Penulis: P. Florus, Halaman: 36-37.