1. Latar Belakang

Back To Office Report ini dibuat sebagai ringkasan informasi kegiatan Finalisasi & Sosialisasi Business Plan, Pendampingan Managemen Koperasi yang termasuk dalam rangkaian kegiatan program Pendampingan KSU Mbilin Kayam.

Runtutan acara selama 6 hari adalah:

Hari pertama:

  • Finalisasi business plan: Penentuan Visi, Misi dan Goal Koperasi Mbilin Kayam
  • Finalisasi business plan: Revisi Strategi Pengembangan Jasa Layanan dan Pengembangan Usaha Koperasi Mbilin Kayam

Hari kedua:

  • Penyusunan Action Plan KSU Mbilin Kayam tahun 2016-2017
  • Riview Analisa Kelayakan Usaha

Hari ketiga:

  • Pelatihan managemen keuangan koperasi

Hari keempat:

  • Penjurnalan transaksi keuangan koperasi
  • Revisi analisa keuangan unit usaha koperasi (bengkel dan managemen kapal Inbekwan)

Hari kelima:

  • Penyusunan SOP managemen koperasi
  • Sosialisasi business plan koperasi kepada jajaran CII-Sorong

Hari keenam:

  • Pengumpulan data tambahan untuk analisa kelayakan usaha toko logistik dan toko spare part
  1. Peserta
  • Agustina Marlessy (Koperasi Mbilin Kayam)
  • Shinta (Koperasi Mbilin Kayam)
  • Sony Yusuf (Penabulu)
  • Albert (CII-Sorong)
  • Eddy S. (CII – Sorong)
  • Mohamad Tamzil (Penabulu)
  • Laporan Kegiatan

Hari Pertama

  • Finalisasi Business Plan

Untuk kegiatan pada hari pertama dimulai dari pukul 13.00-17.00 WIT. Untuk kegiatan hari pertama ini diikuti oleh 2 orang pengurus koperasi, dan kegiatan yang dilakukan dihari pertama ini adalah finalisasi business plan untuk aspek:

  • Penentuan Visi, Misi dan Goal Koperasi Mbilin Kayam
  • Revisi Strategi Pengembangan Jasa Layanan
  • Revisi Pengembangan Usaha Koperasi Mbilin Kayam

Pada aspek-aspek tersebut mengalami revisi dikarenakan ada beberapa pengembangan terkait goal koperasi dalam 3 tahun kedepan, sehingga berdampak kepada perubahan beberapa strategi implementasi untuk pengembangan usaha dan pengembangan jasa layanan. Sedangkan untuk visi dan misi lebih kepada membangun kesepakatan berdasarkan tujuan awal pendirian koperasi Mbilin Kayam, sehingga tujuan-tujuan tersebut dikembangkan dalam misi dan disarikan dalam pernyataan visi.

Hari Kedua

  • Penyusunan Action Plan

Kegiatan hari kedua ini dimulai dari pukul 09.30-16.00 WIT. Agenda kegiatan hari kedua ini adalah penyusunan action plan koperasi dalam 1 tahun kedepan, dimana aktifitas-aktifitas yang akan dilakukan sudah merujuk kepada program-program yang telah diuraikan dalam business plan, meliputi aspek-aspek sebagai berikut :

  1. Aspek managemen
  2. SDM
  3. Promosi dan pemasaran
  4. Pengembangan usaha tahun target realisasi 2016-2017
  5. Pengembangan unit layanan koperasi target realisasi 2016-2017

Setelah selesai untuk penyusunan action plan, sesi kegiatan dilanjutkan dengan diskusi terkait aspek managemen dan keuangan koperasi. Diskusi ini merupakan review untuk materi pada kegiatan hari ketiga, yaitu pendampingan managemen dan pelatihan keuangan koperasi yang akan difasilitasi oleh Sony Yusuf sebagai konsultan keuangan koperasi dan UKM dari Penabulu.

Hari Ketiga

Kegiatan pada hari ketiga diawali dengan diskusi terkait kendala-kendala yang dihadapi untuk aspek keuangan koperasi. Maka didapati kendala pada aspek keuangan adalah :

  1. Koperasi belum memiliki SDM khusus yang akan menangani aspek keuangan.
  2. Koperasi kesulitan untuk memproyeksikan target pendapatan karena selama ini unit bengkel yang ada masih menjadi bagian unit pendukung CI.
  3. Perlu pendampingan lebih intens terkait managemen keuangan.

Dari hasil diskusi tersebut maka Sony Yusuf dari Penabulu memulai pendampingan dengan pemaparan materi akutansi dasar untuk koperasi. Materi ini disampaikan dengan maksud pengurus koperasi yang hadir mulai memahami secara spesifik perbedaan beberapa konten dalan akutansi untuk koperasi.

Hari Keempat

Meneruskan kegiatan hari ketiga, pada hari keempat ini kegiatan dikhususkan untuk latihan penjurnalan transaksi koperasi. Materi pengantar diambil dari simulasi dari kegiatan transaksi bengkel, latihan ini diharapkan mampu lebih menjelaskan tentang materi yang telah disampaikan pada hari sebelumnya.

Untuk latihan pembuatan jurnal ini tidak mengalami kendala sedikitpun, karena Ibu Inne sebagai ketua koperasi memiliki basic dikeuangan, sehingga latihan bisa langsung dipraktekan dengan baik.

Setelah selesai sesi latihan penjurnalan, kegiatan dilanjutkan untuk review hasil analisa keuangan pada business plan. Dalam review ini terdapat beberapa revisi, diantaranya:

  1. Penyederhanaan format. Format analisa keuangan lebih disederhanakan agar lebih bisa dipahami oleh staf koperasi.
  2. Perhitungan target pendapatan dari unit usaha bengkel dan managemen kapal inbekwan.
  3. Perhitungan analisa pembagian sisa hasil usaha (SHU) dari unit bengkel dan managemen kapal inbekwan.

Selain dari revisi analisa keuangan yang ada, diskusi dilanjutkan kepada analisa keuangan untuk unit usaha toko logistic dan toko sparepart. Pengumpulan beberapa data tambah untuk lebih mempertajam analisa kelayakan usahanya, dikarena untuk dua unit usaha ini masih dalam tahap perencanaan, maka analisa yang dibutuhkan harus ditunjang dengan beberapa data yang valid. Untuk selanjutnya finalisasi akan dilakukan oleh Penabulu di Jakarta.

Hari Kelima

Untuk kegiatan pada hari kelima adalah penyusunan draf SOP keuangan dan dipandu oleh Sony Yusuf. Dalam diskusi dan penyusunan draf SOP ini lebih disesuaikan dengan tingkat kebutuhan koperasi untuk mengatur aspek managemen keuangannya. Setelah draf tersusun maka selanjutnya akan difinalkan oleh Penabulu di Jakarta untuk rencana implementasi pada uji coba koperasi pada masa transisi pada bulan Juli mendatang.

Setelah diskusi dan penyusunan draf SOP keuangan, pada sesi terakhir tim dari Penabulu mempresentasikan business plan kepada jajaran koperasi dan staf CI. Dalam presentasi tersebut tim dari Penabulu menjabarkan visi, misi, analisa SDM dan rencana pengembangan usaha koperasi tahun 2016-2019. Selain itu, pada aspek analisa keuangan, presentasi yang disampaikan adalah hasil dari diskusi dan revisi analisa keuangan pada hari sebelumnya.

Setelah mendapatkan penjabaran dari business plan yang sudah disusun oleh tim Penabulu dan koperasi Mbilin Kayam, maka pihak CI mengundang tim Penabulu untuk mensosialisasikan koperasi kepada seluruh staf bengkel dan managemen kapal inbekwan pada acara gathering staf CI di Jogjakarta pada tanggal 28 Mei 2016, dengan harapan semua staf yang akan dilibatkan di koperasi dapat memahami visi dan misi koperasi serta rencana pengembangan koperasi kedepannya.

Hari Kelima

Untuk kegiatan hari terakhir ini hanya untuk berkoordinasi terkait kekurangan-kekurangan data tambahan untuk finalisasi analisa keuangan unit toko logistic dan toko sparepart.

  1. Tahap Selanjutnya
  • Finalisasi analisa kelayakan usaha untuk toko logistic dan toko sparepart di Jakarta.
  • Finalisasi SOP keuangan di Jakarta.