Memiliki Perencanaan Strategis Credit Union

Sebelum CU berdiri hendaknya para penggagas sudah memiliki perencanaan yang jelas. Oleh sebab itu, lokakarya perencanaan strategis selama 3-4 hari wajib dilaksanakan. Fasilitator perencanaan strategis diambil dari orang-orang CU yang sudah berpengalaman dalam memfasilitasi perencanaan strategis. Pihak ACCU (Asian Confederation of CUs) telah menyediakan kerangka perencanaan strategis ini lengkap dengan standar manajemen kehati-hatian yang dikenal dengan nama PEARLS.

Dokumen perencanaan strategis CU yang sudah selesai akan berisi:

• Analisis SWOT
• Rumusan Visi, Misi, dan Nilai-Nilai Inti
• Struktur Organisasi
• Tujuan Jangka Panjang
• Sasaran Jangka Pendek
• Strategi
• Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) satu tahun berjalan
• Proyeksi Arus Kas (PAK) satu tahun berjalan

Kami mempelajari Strategic Planning Process for CUs pada Oktober 2000 dalam suatu pelatihan selama lima hari yang diadakan oleh pihak Inkopdit bekerja sama dengan ACCU di Pusat Pelatihan Puskopdit Bogor, Jawa Barat. Setelah mengikuti pelatihan, kami wajib memfasilitasi lokakarya Strategic Planning (SP) di CU kami masing-masing. Kami konsisten melakukannya. Alhasil, beberapa CU yang sudah mempunyai SP yang jelas berkembang dengan sangat signifikan dan rata-rata masih eksis sampai hari ini. Setiap tahun, SP ini ditinjau dan di-update melalui sesi lokakarya Business Plan. Dalam business plan ini termuat Rencana Kerja dan Anggaran (RKA). RKA diturunkan lagi menjadi Proyeksi Arus Kas (PAK). Kelak PAK ini berguna dalam melakukan evaluasi dan monitoring kinerja pelaksana harian dalam mencapai target-target yang sudah ditetapkan seperti target anggota, aset, pinjaman beredar, kredit lalai, dan sejenisnya.

Lokakarya perencanaan strategis harus mampun merumuskan Pola Kebijakan (Poljak) Pengurus dalam satu tahun. Poljak inilah yang kelak akan menjadi panduan dalam melayani anggota terutama terkait dengan simpanan, pinjaman, non-simpan pinjam, pembagian SHU, maupun dividen. Poljak juga sangat berguna dalam membuat program komputerisasi terutama untuk transaksi simpanan dan pinjaman anggota, apabila CU ingin langsung melayani anggota dengan sistem komputerisasi.

Hari terakhir pelaksanaan perencanaan strategis adalah hari yang sangat menentukan. Mengapa? Pada hari ini, peserta lokakarya perencanaan strategis memilih pengurus, pengawas, dan calon pelaksanaan harian. Ada tiga syarat orang yang boleh menjadi pengurus, pengawas, dan staf, yaitu:

1. Memiliki karakter (integritas, kejujuran, etika, dan moral) yang bagus;
2. Memiliki jiwa sosial dan passion (gairah) dalam ber-CU; dan
3. Memiliki pengetahuan dan keahlian yang bagus dalam mengelola CU. Syarat yang ketiga dapat dipelajari melalui pendidikan dan pelatihan CU, terutama ketika CU sudah beroperasi.

Pengurus, pengawas, dan pelaksana harian yang pertama ini disebut founder. Bagi yang tidak hadir dalam lokakarya perencanaan strategis ini tidak boleh diangkat menjadi pengurus, pengawas, dan pelaksana harian. Pada saat itu belum ada manajer. Sebut saja pelaksana harian. Pimpinan manajemen disebut manajer apabila telah melewati beberapa proses dan persyaratan yang ditetapkan dalam kebijakan pengurus.

Pada hari ini pula, pengurus, pengawas, dan pelaksana harian melayani transaksi menjadi anggota, terutama anggota pendiri. Menurut ketentuan perundang-undangan, anggota pendiri ini minimal 20 orang. Pastikan ada 20 orang yang langsung menjadi anggota pendiri dan menyetorkan Uang Pangkal, Biaya Pendidikan, Simpanan Pokok, Simpanan Wajib, dan Simpanan Sukarela yang ditetapkan oleh pendiri. Ketentuan ini berdasarkan pada Undang-Undang Perkoperasian No.17 Tahun 2012 agak berbeda di mana ada setoran awal, Sertifikat Modal Koperasi (SMK), dan berbagai produk simpanan dan pinjaman. Saat buku ini ditulis, eksekusi ketentuan undang-undang perkoperasian yang baru sedang dalam persiapan.

Uang Pangkal yang terkumpul digunakan untuk modal membeli berbagai peralatan kerja dan pelaksanaan pendidikan, terutama pelatihan pembukuan untuk calon pelaksana harian. Ketika ada anggota yang berhenti, uang pangkal tidak dikembalikan. Tanpa uang pangkal ini, CU akan sangat sulit berdiri karena tidak akan bisa membeli fasilitas kerja sederhana untuk memulai pelayanan.

Sedangkan Simpanan Pokok, Simpanan Wajib, dan Simpanan Sukarela tidak dapat dibelanjakan untuk biaya administrasi dan aktiva tetap. Karena sumber dana ini adalah utang CU kepada para anggota. Jadi, hanya dari uang pangkal inilah CU mulai bisa beroperasi.

Judul Buku: Credit Union, Penulis: Munaldus, Yuspita Karlena, Herlina, Halaman: 7-9.