Sebagai rangkaian dari kegiatan pendampingan mitra-mitra ICCO, pada tanggal 19-20 September 2015 Yayasan Penabulu melaksanakan kegiatan Sosialisasi Business Plan dan Pelatihan Merancang Marketing Plan untuk PT. PO sebagai mitra dampingan ICCO di Kabupaten Jombang Jawa Timur, acara ini dilaksanakan dilokasi kantor PT. PO.

Kegiatan ini dimaksudkan untuk lebih memperdalam tentang rencana bisnis bagi unit usaha komoditi kopi excelsa yang tengah dijalankan oleh PT. PO serta mempetakan strategi pengembangan usahanya dalam kurun waktu tiga tahun kedepan. Kegiatan ini dipandu oleh Mohamad Tamzil sebagai narasumber untuk pelatihan Menyusun Marketing Plan dan Gunawan sebagai notulensinya.

Kegiatan ini dimulai dari jam 09.00 WIB sampai dengan jam 17.00 WIB dan diikuti oleh 12 orang pengurus PT. PO, mulai dari direktur sampai staf pemasaran, yaitu:

  1. Muhamad Hasyim sebagai Direktur

Sebagai pembukaan, kegiatan ini diawali dengan perkenalan setiap orang serta posisinya di unit usaha tersebut. Selain itu, hamper seluruh peserta yang hadir memang telah melakukan beberapa kegiatan dari mulai pendampingan para petani kopi excels sampai kegiatan pemasaran dibeberapa kota di Jawa Timur. Dari pemaparan setiap personil yang ada, didapati beberapa kendala dalam melaksanakan kegiatan-kegiatannya, adapun kendala-kendalanya sebagai berikut:

  1. Kopi excelsa belum sepenuhnya dapat diterima oleh masyarakat dikarenakan masih banyak masyarakat yang belum mengenal varietas kopi tersebut, selain itu masyarakat masih terbiasa dengan mengkonsumsi kopi sachet yang harganya jauh lebih murah dibanding kopi excelsa.
  2. Belum terbangunnya komitmen antara petani dengan unit usaha membuat kopi yang dihasilkan masih terbilang kurang bagus secara kualitas, hal ini berdampak kepada proses produksi yang dilakukan oleh unit usaha, kopi yang diterima dari petani harus melalui proses sortasi ulang untuk memisahkan kualitas kopi yang baik, sehingga biaya produksi semakin meningkat dan proses produksi bertambah panjang.
  3. Pemasaran kopi excelsa di beberapa kota mengalami kendala dikarenakan varietas ini belum menjadi trend dikalangan penikmat kopi. Jikapun ada jumlahnya sangat sedikit dan konsumennya pun perorangan.
  4. Dan yang paling krusial adalah semua tenaga pemasaran dirasakan kurang pengetahuan seputar pemasaran, sehingga cara-cara yang dilakukan sangat konvensional.

Selain ke-empat kendala utama yang sering dihadapi mereka, ada beberapa hal lain yang menjadi konsen utama bagi mereka, yaitu pembenahan managemen unit usaha agar lebih kuat dan siap menghadapi persaingan dalam dunia usaha yang sedang dirintis.

Setelah mendengarkan paparan dari mereka terkait dengan kendala-kendala yang mereka hadapi, maka sesi selanjutnya adalah pemaparan materi Menyusun Marketing Plan untuk kopi excelsa. Materi ini merupakan pengembangan dari aspek; Analisa Pengembangan Usada dan Strategi pemasaran dari Business Plan. Pemaparan materi diawali dengan penggalian nilai tambah (value added) dari kopi excelsa yang mereka produksi. Setelah terpetakan apa-apa saja yang menjadi nilai tambah dari produknya, lalu uraian selanjutknya adalah:

  • Bagaimana nilai tambah itu dikomunikasikan (promosi)
  • Kepada orang yang tepat (target market)
  • Dalam jumlah yang banyak (membangun faktor kali)
  • Dan dengan cara yang tepat (strategi pemasaran)

Selain pemaparan materi tersebut, seluruh peserta mendapatkan gambaran tentang rencana pengembangan usahanya, dengan demikian antusias para peserta semakin terbangun dan semua materi yang disampaikan langsung tervisualisasi dengan detil. Sebagai closing di hari pertama, semua peserta diarahkan untuk langsung membuat rancangan marketing plan sesuai dengan materi yang telah disampaikan dan akan dibahas pada hari kedua.

Pelatihan hari kedua dibuka oleh Bapak Muhamad Hasyim sebagai direktur, lalu disambung oleh Mohamad Tamzil sebagai narasumber. Dengan diawali evaluasi hasil pelatihan hari sebelumnya, narasumber memberikan ulasan serta pengarahan untuk kegiatan hari kedua, yaitu membentuk 2 kelompok diskusi, setiap kelompok bertugas untuk menyusun 2 aspek yang akan menjadi marketing plan PT. PO lalu akan dibahas satu per satu pada sesi kedua setelah istirahat makan siang.

Setelah sesi diskusi kelompok selesai maka perwakilan dari setiap kelompok dipersilahkan untuk mempresentasikan hasilnya dan dilanjutkan diskusi semua peserta untuk membentuk poin-poin yang akan ditetapkan menjadi marketing plan dari semua aspek yang dibutuhkan. Maka tersusunlah marketing plan PT. PO yang telah disepakati bersama, setelah itu diskusi dilanjutkan untuk mulai menyusun kerangka action plan.

Acara pelatihan hari kedua selesai tepat pada pukul 17.15 WIB. Dilanjutkan praktek lapanga untuk analia kompetiter sekaligus menganalisa peluang untuk menjadi suplier kopi dibeberapa kafe dan coffeeshop di Kabupaten Jombang. Dari kegiatan tersebut, beberapa rekan PT. PO mulai bisa menganalisa kompetiter, adapun hasil analisanya adalah sebagai berikut :

  1. Dari ke-3 kafe dan coffeeshoop yang ada di Jombang tidak satupun yang menjual jenis kopi excelsa, mereka lebih menjual jenis kopi arabika dan robusta. Ini menjadi peluang yang bagus untuk PT. PO mulai mengenalkan jenis kopi excelsa pada kafe dan coffeeshop yang ada.
  2. Sebagian besar pengunjung kafe dan coffeeshop adalah anak muda dari sekitaran Jombang. Ini menjadi penguat untuk aspek target pasar Jombang, serta trategi khusus yang harus dilakukan untuk menarik minat mereka membeli kopi excelsa.
  3. Akan tetapi, dari semua kafe dan coffeeshop tersebut mengaku bahwa penjualan kopi hitam lebih sedikit, konsumen lebih menyukai minuman kopi yang diracik menjadi minuman es atau cappucino. Rata-rata penjualan untuk kopi hitam 5 gelas per harinya, sedangkan kedai kopi milik PT. PO bisa menjual 15-20 gelas setiap harinya. Ini disebabkan oleh beberapa faktor yaitu, harga yang terpaut jauh, citarasa kopi excelsa bisa lebih diterima masyarakat Jombang dibanding kopi arabika, serta kedai kopi PT. PO lebih terkesan murah dibanding kafe dan coffeeshop lainnya karena kedai berlokasi di foodcourt yang membidik segmentasi menengah kebawah.

Maka dari kegiatan analisa kompetiter tersebut menghasilkan ide dan gagasan yang nantinya akan disusun menjadi action plan marketing PT. PO untuk segmentasi Jombang.

Keesokan harinya- tepatnnya tanggal 21 September, kegiatan dilanjutkan untuk menganalisa potensi-potensi pasar yang ada dibeberapa kota yaitu, Mojokerto, Sidoarjo dan Surabaya. Kota-kota tersebut dipilih untuk menjadi wilayah distribusi produk kopi excelsa dikarenakan budaya minum kopi di kafe atau coffeeshop sudah mulai marak, hal itu dillihat dari indikator mulai bermunculannya kafe dan coffeeshop di kota tersebut.

Kegiatan diikuti oleh 4 orang perwakilan dari PT. PO ditambah bapak Hasyim sebagai direktur. Seperti hari sebelumnya, kegiatan dilakukan untuk mengunjungi beberapa kafe dan coffeeshop yang ada disetiap kota untuk menyerap informasi tentang trend kopi di kota tersebut. Kegiatan dimulai dari Mojokerto, dilanjutkan ke Sidoarjo dan terakhir di Kota Surabaya. Dari penelusuran di tiga kota tersebut, didapatkan trend yang berbeda-beda, akan tetapi trend di kota-kota tersebut lebih menjanjikan dibanding kabupaten Jombang. Hal ini bisa dilihat dari beberapa indikator, diantaranya; setiap kafe atau coffeeshop telah menyediakan lebih dari 5 varian kopi arabika dan robusta, rata-rata penjualan mereka bisa mencapai 10-15 gelas per harinya dengan kisaran harga Rp. 10.000 sampai dengan Rp. 23.000. Sedangkan rata-rata pengunjung adalah laki-laki rentang usia 30 tahun sampai 40 tahun yang berprofesi sebagai pegawai negeri dan swasta yang berada disekitarnya, hal ini menjadi informasi bahwa segmentasi penikmat kopi di kota-kota tersebut lebih potensial dan lebih mengenal citarasa kopi. Maka informasi tersebut dapat membantu PT. PO untuk menetapkan posisi pasar untuk diluar kabupaten Jombang.

Selain informasi yang didapat, di kabupaten Mojokerto dan kabupaten Sidoarjo PT. PO mendapatkan akses untuk menjual kopi excelsa nya dengan terlebih dahulu mengirimkan sample yang dibutuhkan.

Dari rangkaian kegiatan tersebut, maka diharapkan tenaga pemasaran dari PT. PO sudah mulai terlatih bagaimana strategi untuk membuka akses pasar serta menganalisa potensi daerah baru untuk perluasan jalur distribusi produknya.