Sebagai rangkaian dari kegiatan pendampingan mitra-mitra ICCO, pada tanggal 3-6 November 2015. Yayasan Penabulu melaksanakan kegiatan Sosialisasi Business Plan dan Pelatihan keuangan untuk PT. Produsen Organik sebagai mitra dampingan ICCO di Kabupaten Jombang Jawa Timur, acara ini dilaksanakan di lokasi kantor PT. Produsen Organik
Kegiatan ini merupakan tahapan akhir dari program pendampingan Yayasan Penabulu untuk mitra ICCO yaitu PT. Produsen Organik-Jombang.
Kegiatan hari pertama
Kegiatan ini dimulai dari jam 09.00 WIB sampai dengan jam 17.00 WIB dan diikuti oleh 12 orang pengurus PT. Produsen Organik, mulai dari direktur sampai staf pemasaran, yaitu:
- Muhamad Hasyim, (Direktur)
Sebagai pembukaan, kegiatan ini diawali dengan pemaparan materi pengantar tentang Business Plan dan manfaatnya untuk keberlangsungan usaha. Dalam sesi pertama ini, peserta diajak untuk lebih memahami proses perencanaan dan pengembangan usaha, bagaimana mengantisipasi resiko yang akan dialami oleh perusahaan serta bagaimana peranan dokumen bisnis plan sebagai peta perkembangan bisnis yang mereka jalankan.
Setelah pemaparan materi pengantar, kegiatan dilanjutkan kepada pembahasan Business Plan yang sudah disusun oleh tim dari Yayasan Penabulu. Di sesi ini terlihat bahwa dokumen Business Plan ini mampu memetakan setiap aspek dalam perencanaan mereka serta aspek-aspek lainnya, hal ini dilihat dari business plan yang disusun oleh tim Yayasan Penabulu sesuai dengan harapan dan perencanaan dari setiap personil yang ada di di PT. Produsen Organik namun selama ini mereka tidak menuangkan ide-ide tersebut sehingga hal itu berdampak kepada operasional perusahaan yang terlihat kurang terkelola secara profesional dan tidak memiliki target yang jelas. Namun ketika semua aspek yang ada tertuang dalam dokumen Business Plan, maka semua personil yang terlibat dalam aktifitas bisnis menjadi lebih paham apa yang harus mereka kerjakan dan bagaimana rencana pengembangan usaha yang sudah dirancang menjadi motivasi bagi semua personil.
Dalam sesi diskusi ini terjadi beberapa perubahan di beberapa aspek, diantaranya:
- Analisa Produksi, perubahan ada pada rencana pengembangan produksi serta fasilitas yang dibutuhkan.
- Rencana Pengembangan Usaha, dalam aspek ini PT. Produsen Organik menempatkan jaringan kedai Santreeso menjadi rencana pengembangan usaha mereka. Yang kemudian akan disusun perencanaan bisnis nya secara khusus.
- Analisa Keuangan, untuk analisa keuangan disesuaikan dengan rencana pengembangan produksi dan pengembangan usaha, sehingga aspek ini harus dianalisa ulang oleh tim dari Yayasan Penabulu.
Selain aspek yang telah direvisi, pada sesi ini juga fixasi disain marketing tools yang telah dibuat oleh Yayasan Penabulu, diantaranya:
- Disain logo komunitas penggemar kopi excelsa.
- Disain promo tools untuk media sosial.
- Disain brosur produk dan brosul edukasi kopi excelsa.
- Disain standing banner.
- Disain merchandise komunitas dan kedai Santreeso (disain kaos komunitas dan gelas kedai santreeso).
Setelah selesai merevisi Business Plan yang telah disusun, selanjutnya kami melakukan diskusi singkat terkait rencana kegiatan hari kedua, yaitu penyusunan action plan dan menyusun kerangka untuk proposal jaringan kedai Santreeso. Kegiatan hari kedua ini selesai sekitar pukul 17. 30 WIB dan kegiatan akan dilanjutkan esok hari diwaktu dan jam yang sama.
Kegiatan hari kedua
Kegiatan hari kedua ini melanjuti kegiatan hari kedua, yaitu melengkapi Business Plan untuk rencana aksi PT. Produsen Organik untuk satu tahun kedepan. Dalam sesi ini diskusi sepenuhnya dilakukan oleh internal PT. Produsen Organik, hal ini dimaksudkan untuk lebih memperdalam pemahaman mereka tentang perencanaan yang sudah disusun di Business Plan dan bagaimana langkah-langkah yang akan dilakukan oleh setiap personil yang terlibat.
Setelah selesai menyusun rencana aksi, diskusi dilanjutkan untuk merancang poin-poin yang akan disusun untuk proposal jaringan kedai Santreeso. Jaringan kedai Santreeso ini adalah salah satu strategi pengembangan usaha PT. Produsen Organik untuk 3 tahun kedepan, maksud dan tujuan disusunnya proposal ini untuk membuat standarisasi kedai santreeso serta strategi menjaring mitra bisnis untuk pengembangan kedainya. Hal ini dinilai perlu karena PT. Produsen Organik mempunyai jaringan NU yang berpotensi untuk dilibatkan sebagai mitra bisnis untuk pengembangan bisnis mereka.
Proposal jaringan kedai Santreeso ini merupakan intervensi tambahan yang dilakukan Yayasan Penabulu sebagai konsultan bisnis PT. Produsen Organik. Sehingga PT. Produsen Organik lebih mempunyai kesiapan untuk strategi dan juga tools yang dibutuhkan untuk merealisasikan rencana pengembangan usaha yang sudah disusun dalam Business Plan.
Setelah selesai diskusi terkait proposal jaringan kedai ini, sesi dilanjutkan dengan pengenalan salah satu konsultan dari Yayasan Penabulu yang mempunyai spesialisasi untuk aspek keuangan yaitu Saudari Naily Mardiana, dalam pengenalan ini juga dilakukan beberapa diskusi terkait manajemen keuangan yang sudah berjalan serta kendala-kendala yang dihadapi oleh PT. Produsen Organik selama ini, dari diskusi ini didapati beberapa kendala, yaitu:
- Belum mempunyai rekening bank perusahaan karena beberapa legalitas lembaga masih dalam proses.
- Pencatatan pemasukan dan pengeluaran masih dilakukan secara manual di buku kas.
- Belum mempunyai SOP keuangan, sehingga proses pencatatan dan laporan pengeluaran masih belum tertib hasil diskusi ini akan ditindaklanjuti pada pelatihan keuangan pada kegiatan hari ketiga.
Kegiatan hari ketiga
Pada kegiatan hari ketiga ini peserta diskusi hanya beberapa orang, khususnya SDM yang berada di bagian keuangan ditambah direktur PT. Produsen Organik. Sesi pertama ini diawali dengan membaca hasil sementara dari perubahan analisa keuangan di Business Plan yang sudah direvisi pada kegiatan hari pertama. Dalam diskusi ini peserta mendapatkan penjelasan dari fasilitator tentang bagaimana membaca hasil dari analisa tersebut yang selanjutnya akan dilakukan analisa yang lebih detil terkait perubahan tersebut.
Selesai diskusi terkait analisa keuangan, fasilitator dari Yayasan Penabulu memulai memberikan materi-materi terkait sistem dan format-format yang dibutuhkan oleh bagian keuangan PT. Produsen Organik, diantaranya:
- Penyusunan laporan keuangan, mulai dari mempelajari cara kerja tools untuk laporan keuangan sampai menyusun CoA (daftar akun).
- Membuat CoA (daftar akun) yang dibutuhkan oleh bagian keuangan PT. Produsen Organik.
- Simulasi penginputan laporan penjualan (menjurnal).
- Cara membaca hasil laporan.
Dalam sesi ini semua peserta diarahkan untuk turut terlibat agar lebih memahami secara teknis semua materi yang disampaikan. Selain dari pemaparan materi di atas, peserta juga diarahkan untuk langsung mengerjakan apa-apa saja yang menjadi prioritas jangka pendek untuk bagian keuangan, diantaranya:
- Membuat Formulir Kartu Utang dan Piutang.
- Membuat Kartu Stok.
- Membuat Buku Kas dan Buku Bank.
- Membuat Voucher Kas dan Voucher Bank.
Kegiatan hari ketiga diakhiri dengan belajar membaca laporan yang telah disusun dalam simulasi ini, sesi ini diharapkan agar peserta mampu membuat laporan keuangan secara baik dan benar dan pihak-pihak terkaitpun tahu bagaimana membaca laporan keuangan yang dikeluarkan oleh bagian keuangan agar bisa diketahui serta dipertanggungjawabkan.