Setelah mengunjungi ketujuh Gapoktan, tim fasilitator Penabulu, yaitu Agung Banardono dan Indriyani, merampungkan dokumen rencana bisnis di Jakarta. Pada awal bulan Maret, tepatnya tanggal 7 – 8 Maret 2017 di Fave Hotel Solo Baru, tim konsorsium mengagendakan pertemuan dengan perwakilan dari masing-masing kelompok untuk mempresentasikan dan membahas dokumen rencana bisnis yang telah disusun tim fasilitator. Selain itu, terdapat agenda untuk mendampingi kelompok baru dalam penyusunan rencana usaha mereka.

7 Maret 2017

Hari pertama, kegiatan yang dilakukan ialah Workshop Review Business Plan Gapoktan yang dikomandoi oleh Agung Banardono dan ditemani oleh Indriyani sebagai operator. Peserta dari kegiatan ini adalah perwakilan dari tujuh Gapoktan yang telah dikunjungi dan didampingi dalam penyusunan rencana usaha, yaitu Gapoktan Rahayu Widodo, Gapoktan Gemah Ripah, Gapoktan NGudi Rukun, Gapoktan Marsudi Mulyo, Gapoktan Sari Rejeki dan Gapoktan Akur. Ketujuh kelompok Gapoktan datang menghadiri workshop sehingga diharapkan dapat mempercepat proses finalisasi dokumen rencana usaha.

Kegiatan dibagi menjadi dua sesi, sesi pertama berisikan pemaparan hasil dokumen rencana usaha dan sesi kedua berisikan diskusi kelompok. Pada sesi pertama, fasilitator Penabulu, Agung Banardono, memaparkan hasil dokumen rencana usaha salah satu kelompok, yaitu dokumen rencana usaha Gapoktan Rahayu Widodo.

Hal tersebut dilakukan untuk menunjukan gambaran umum isi dokumen dan poin-poin penting yang perlu diperhatikan. Kegiatan berlangsung mulai dari dimulainya acara, yaitu pukul 10.00 hingga pukul 13.00. Pada pertengahan acara sesi pertama, Bapak Budi Santoso, perwakilan dari Bank Jateng datang dan memberikan berbagai informasi mengenai program kredit usaha dari Bank Jateng yang sesuai dengan kebutuhan kelompok untuk mengembangkan usahanya.

Selesai sesi pertama, para peserta diijinkan untuk istirahat makan siang dan solat. Acara dimulai kembali pada pukul 14.00 dengan agenda diskusi kelompok. Pada sesi kedua, masing-masing kelompok mendapatkan softfile dokumen rencana usaha dan diijinkan untuk melengkapi dan merubah isi dokumen sesuai dengan kesepakatan kelompok.

Masing-masing kelompok ditemani oleh salah satu perwakilan dari tim konsorsium dan tim fasilitator Penabulu. Setelah selesai berdiskusi, dokumen dikumpulkan kembali ke tim fasilitator Penabulu untuk dirapihkan dan dirampungkan menjadi dokumen akhir rencana usaha sebelum diserahkan kepada masing-masing kelompok. Sesi kedua selesai dan acara ditutup pukul 17.00.

8 Maret 2017

Hari kedua, kegiatan yang dilakukan ialah Workshop Lanjutan Pengembangan Business Plan Gapoktan dengan pemateri dari tim fasilitator Penabulu, yaitu Moh. Tamzil. Para peserta dari kegiatan ini adalah sepuluh kelompok Gapoktan baru yang akan dibantu dan didampingi untuk menyusun rencana usaha. Dari sepuluh kelompok Gapoktan yang diundang, hanya enam kelompok yang datang menghadiri workshop, mereka adalah Poktan Serbaguna, Poktan Tani Makmur, Poktan SUmber Urip, Gapoktan Lestari Maju, Gapoktan Tani Maju dan Poktan Langen Mulyo.

Kegiatan dimulai pukul 09.00 dan diawali dengan materi motivasi untuk merancang business plan dan penjelasan mengenai pentingnya membuat business plan untuk memulai sebuah usaha. Tujuannya adalah agar para peserta lebih bersemangat dan tertantang untuk menentukan target usaha yang tinggi. Sesi ini selesai pukul 12.00 dan peserta diijinkan untuk istirahat makan siang dan solat. Kegiatan dilanjutkan pukul 13.00 dan memulai sesi baru, yaitu penjelasan mengenai dokumen business plan sekaligus pendampingan penyusunan business plan.

Pada sesi kedua, masing-masing difasilitasi dengan laptop agar para peserta bisa mengerjakan dokumen rencana usaha secara langsung. Kelompok yang belum terbiasa menggunakan laptop, ditemani oleh salah satu tim baik dari tim fasilitator Penabulu maupun tim konsorsium.

Teknis kegiatan sesi ini ialah pemateri, Moh. Tamzil, terlebih dahulu menjelaskan per bagian isi atau komponen dokumen rencana usaha, kemudian kelompok diberikan waktu untuk berdiskusi dan merumuskan isi atau komponen tersebut. Sesi ini merupakan inti dari pendampingan penyusunan rencana usaha dan cukup memakan waktu. Sehingga, sesi ini dilakukan selama dua hari. Hari pertama sesi ini berfokus pada komponen profil organisasi dan profil usaha, dan rencana pengembangan usaha Gapoktan.

Kegiatan hari kedua selesai pada pukul 21.00 dengan diselingi istirahat makan malam pada pukul 18.00 sampai dengan 19.00. Pendampingan penyusunan rencana bisnis hari pertama telah mengahasilkan penjelasan atau uraian mengenai profil organisasi, profil usaha dan rencana pengembangan usaha Gapoktan.

9 Maret 2017

Hari ketiga, merupakan lanjutan dari kegiatan hari pertama yaitu pendampingan penyusunan rencana bisnis. Kegiatan hari ini fokus kepada rumusan S-W-O-T dan perencanaan keuangan. Perumusan S-W-O-T dilakukan pada sesi pertama dengan fasilitator Moh. Tamzil dan perencanaan keuangan dilakukan pada sesi kedua dengan fasilitator Indriyani dan dibantu oleh Agung Banardono. Teknik kegiatan hari ini masih dengan hari sebelumnya, yaitu terlebih dahulu pemateri menjelaskan mengenai isi dokumen, lalu kelompok diberikan waktu untuk berdiskusi dan merumuskan isi dokumen tersebut.

Sesi pertama, pemateri langsung memberikan penjelasan mengenai apa itu S-W-O-T (strengths, weaknesses, opportunities, threats) dan pentingnya mengidentifikasi internal dan eksternal lingkungan bisnis Gapoktan. Identifikasi S-W-O-T diperlukan untuk merumuskan strategi-strategi yang dapat dilakukan Gapoktan guna mengembangkan dan mencapai target usaha. Kegiatan dimulai pukul 08.00 dan selesai pada pukul 12.00. Selanjutnya, peserta diijinkan istirahat makan siang dan solat sebelum melanjutkan materi sesi kedua, perencanaan keuangan.

Sesi kedua, materi selanjutnya ialah perencanaan keuangan. Kelompok diajak untuk menganalisis lebih dalam mengenai hal-hal dan biaya-biaya apa saya yang diperlukan untuk menjalankan usaha. Kemudian mengkoversi target penjualan menjadi penerimaan dan biaya-biaya menjadi pengeluaran. Setelah itu, dengan template yang telah ada, hasilnya bisa langsung terlihat, seperti penerimaan bersih bulanan, modal awal yang dibutuhkan, waktu capaian BEP hingga penilaian layak atau tidak layak usaha tersebut untuk dijalankan. Sesi ini berlangsung mulai dari jam 13.00 hingga pukul 16.00.

Setelah kegiatan selesai, seluruh draf dokumen business plan kelompok dikumpulkan dan akan dirampungkan oleh tim fasilitator Penabulu di Jakarta.